STATUTS ET RÈGLEMENTS
DE
LA SEIGNEURIE
CENTRE DE GÉNÉALOGIE ET D’HISTOIRE
HAWKESBURY
ONTARIO
Adoptés le
15 avril 2012
Modifiés le
7 mai 2023
STATUTS
Chapitre 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 – RAISON SOCIALE
Sous la dénomination « La Seigneurie, centre de généalogie et d’histoire Inc.», il existe depuis le 30e jour du mois de mars de l’année 2010 et conformément aux dispositions de la Loi sur les personnes morales, une société à but non lucratif portant le numéro de matricule 1762349 dont le territoire est la province d’Ontario.
Article 2 – MISSION
La mission de La Seigneurie, centre de généalogie et d’histoire Inc., ci-après appelé « La Seigneurie », est de permettre à ses membres, ainsi qu’à la communauté dans son ensemble, de découvrir le patrimoine familial par la généalogie et l’histoire.
Article 3 – BUTS
Les buts pour lesquels La Seigneurie est constituée sont l’histoire et la généalogie, sans restreindre la généralité de ce qui suit :
1. sauvegarder et mettre en valeur le patrimoine familial, la généalogie et l’histoire;
2. regrouper les personnes et les groupes portant un intérêt à la mission de La Seigneurie;
3. promouvoir l’histoire et la généalogie des Franco-Ontariens et des Franco-Ontariennes;
4. promouvoir la publication et la diffusion d’ouvrages se rapportant au patrimoine familial, à la généalogie et à l’histoire;
5. répondre aux besoins de ses membres pour la recherche en histoire et en généalogie en facilitant l’accès aux outils et aux ressources nécessaires.
Article 4 — LANGUE OFFICIELLE
La langue officielle de La Seigneurie est le français. Les membres sont toutefois desservis dans les deux langues officielles du Canada.
Dans ces Statuts et Règlements, le singulier ou le masculin s’entend aussi du pluriel et du féminin selon ce qu’exige le contexte.
Article 5 – SIÈGE SOCIAL/SECRÉTARIAT PROVINCIAL
Le siège social de La Seigneurie est situé dans la ville de Hawkesbury, Ontario.
Chapitre 2 – MEMBRE
Article 6 — CATÉGORIES
1. Statutaire : Toute personne qui accepte d’aider à la réalisation de la mission et des buts de La Seigneurie, qui présente une demande d’adhésion dûment remplie et qui verse la cotisation prévue.
2. Associé : Toute personne morale qui accepte d’aider à la réalisation de la mission et des buts de La Seigneurie, qui présente une demande d’adhésion dûment remplie et qui verse la cotisation prévue.
Chapitre 3 – STRUCTURES
Article 7 — ASSEMBLÉE ANNUELLE
1. L’assemblée annuelle de La Seigneurie a lieu à Hawkesbury à une date déterminée par le conseil d’administration, dans une période ne dépassant pas 180 jours de la fin de l’exercice financier.
2. Un avis de convocation pour cette assemblée est envoyé aux membres au moins deux semaines avant la tenue de cette assemblée.
3. Le quorum est constitué de dix pourcent des membres en règle.
Article 8 — CONSEIL D’ADMINISTRATION
1. Le conseil d’administration est composé des personnes suivantes :
1. Président ;
2. Vice-président ;
3. Secrétaire ;
4. Trésorier ; et
5. Au moins un (1) et au plus cinq (5) administrateurs.
6. La moitié plus un des membres du conseil constituent le quorum.
2. Réunions du conseil d’administration :
1. Le conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par année;
2. et, au besoin, dans le cadre de réunions spéciales dûment convoquées par la présidence.
3. Les responsabilités du conseil d’administration sont :
1. d’adopter les prévisions budgétaires;
2. de former au besoin des comités, de déterminer leur mandat respectif et de recevoir et d’entériner leurs recommandations; la présidence du comité est déterminée par élection parmi les membres;
3. d’adopter le rapport financier lors de chaque réunion régulière du conseil d’administration ;
4. de recevoir et analyser les rapports des comités et leur donner suite;
5. d’adopter le calendrier annuel des réunions régulières du conseil d’administration;
6. de traiter des problèmes et des questions du moment;
7. de recevoir et de traiter toutes les plaintes qui lui sont adressées;
8. de proposer les amendements nécessaires aux Statuts et Règlements de La Seigneurie à l’assemblée annuelle;
9. de traiter des recommandations et autres questions découlant de l’assemblée annuelle;
10. d’adopter des politiques et procédures qui assurent la saine gestion et le bon fonctionnement de La Seigneurie;
11. de gérer les fonds devant servir aux besoins de La Seigneurie;
12. de désigner deux (2) signataires aux comptes bancaires de La Seigneurie, soit :
a. le trésorier comme signataire primaire, et
b. un des deux membres autorisés par le CA comme cosignataires;
13. de proposer à l’assemblée annuelle une méthode de vérification annuelle des livres de chaque exercice financier de La Seigneurie;
14. de nommer un remplaçant ou une remplaçante d’un membre démissionnaire en cours de mandat pour la durée de l’exercice jusqu’à la prochaine assemblée générale ; et
15. de s’assurer que La Seigneurie respecte toutes les législations et règlements applicables aux organismes à but non lucratif et aux personnes morales.
4. LES CADRES
1. Le président :
a. préside normalement les séances du conseil d’administration ;
b. apprête, de concert avec le secrétaire, l’ordre du jour de chaque séance du conseil d’administration ;
c. fait partie d’office de tout comité ;
d. convoque par l’entremise du secrétaire toutes les assemblées extraordinaires, à la demande de la majorité des membres du conseil d’administration, ou à la demande de vingt (20) membres ;
e. présente, lors de l’assemblée annuelle, un rapport d’activités du centre ;
f. signe les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et de l’assemblée annuelle ;
g. remplit toute autre charge qui, selon les us et coutumes, revient à un président.
2. Le vice-président :
a. remplace le président en son absence ou à sa demande;
b. remplace le président démissionnaire, décédé ou radié jusqu’à l’élection d’un nouveau président ;
c. remplit toute autre fonction confiée par le conseil d’administration ou le président.
3. Le secrétaire :
a. rédige les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et de l’assemblée annuelle ;
b. prépare, de concert avec le président, l’ordre du jour de chaque séance du conseil d’administration ;
c. convoque les réunions du conseil d’administration ;
d. convoque les membres à l’assemblée annuelle ou autres assemblées extraordinaires ;
e. tient à jour une liste des noms et adresses des membres du conseil d’administration ;
f. répond à la correspondance officielle et en garde une copie ;
g. remplit toute autre fonction que lui confient le conseil d’administration ou le président.
4. Le trésorier :
a. reçoit les sommes d’argent versées à La Seigneurie ;
b. dépose les fonds de La Seigneurie dans une institution financière choisie par le conseil d’administration ;
c. acquitte tous les comptes de La Seigneurie ;
d. tient un état de compte des revenus et dépenses ;
e. perçoit les cotisations des membres, leur remet la carte officielle et tient à jour la liste des membres ;
f. présente un rapport financier lors de l’assemblée annuelle.
5. Les membres du conseil d’administration :
a. aident le président à accomplir les tâches requises au bon fonctionnement du centre incluant la planification, la préparation et la mise en place de l’assemblée annuelle ;
b. organisent des ateliers, sorties et rencontres avec d’autres centres ou sociétés ;
c. recrutent des membres et des bénévoles pour œuvrer au centre ;
d. participent aux séances du conseil d’administration.
Article 9 — CODE DE DÉONTOLOGIE
La Seigneurie s’est dotée d’un code de déontologie régissant la conduite de tous ses membres. (Voir Annexe 2)
Article 10 — PRISE DE DÉCISIONS (VOTE)
1. Lors des réunions du conseil d’administration et lors de l’assemblée annuelle, les décisions sont prises à la majorité simple des voix.
2. Les votes se prennent habituellement à main levée ou par scrutin secret si l’assemblée en décide ainsi, à la suite de la demande d’un des membres ayant droit de vote.
3. Lors des réunions du conseil d’administration, les administrateurs ne peuvent se faire remplacer à moins que le conseil d’administration n’en décide autrement.
Article 11 — DURÉE DES FONCTIONS
Le mandat des membres du conseil d’administration est d’une durée de deux (2) ans renouvelable. En cas de remplacement de tous les membres du conseil d’administration, une rotation est créée pour assurer une continuité.
Article 12 — EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de La Seigneurie débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre suivant.
Article 13 — AMENDEMENTS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS ET PROCÉDURES
Les statuts, règlements et procédures peuvent être amendés par les membres de La Seigneurie lors de l’assemblée annuelle, par le biais d’une résolution dûment adoptée par deux tiers (2/3) des membres avec voix délibérative.
Toute proposition de modification aux statuts, règlements et procédures
– est déposée au conseil d’administration avant la fin de sa dernière réunion précédant l’assemblée générale, et
– accompagne la convocation à l’assemblée annuelle.
Article 14 -ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
1. Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire.
2. Toute assemblée générale extraordinaire est tenue à un endroit désigné par le conseil d’administration.
3. Le secrétaire convoque une assemblée générale extraordinaire si vingt (20) membres statutaires en font une demande écrite. Cette assemblée se tient dans un délai de trente (30) jours de la réception d’une telle demande.
4. Chaque fois, le but et les raisons d’une telle assemblée sont spécifiés dans l’avis de convocation et nul autre sujet ne sera discuté ou traité lors de cette assemblée.
Article 15 — DISSOLUTION OU LIQUIDATION
Advenant la dissolution ou la liquidation de La Seigneurie, tous les avoirs restant à La Seigneurie après paiement de ses dettes ou obligations sont remis à la bibliothèque publique de Hawkesbury.
RÈGLEMENTS
Section 1 – GÉNÉRALITÉS
Article 1 —COTISATION
1. Membres statutaires
Les cotisations au montant de trente dollars (30$) par personne et de trente-cinq dollars (40 $) pour un couple sont renouvelables le 1er janvier de chaque année et sont valables pour l’année en cours.
Pour les personnes et les couples qui se joignent à La Seigneurie en cours d’année, la cotisation de 30/40$ est valable pour un an et renouvelable le 1er jour du mois de leur adhésion. Cette date de renouvellement est maintenue. Toutefois, si le membre n’a pas renouvelé son adhésion, un avis de renouvellement lui est envoyé en début d’année et sa nouvelle date d’adhésion est fixée au 1er janvier. Les membres à vie reçoivent une nouvelle carte de membre sur demande.
2. Membres associés
Les cotisations sont déterminées par le conseil d’administration à la demande de la personne morale et sont renouvelables à chaque année.
Article 2 — PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DES MEMBRES
1. Seuls les membres statutaires peuvent faire partie du conseil d’administration de La Seigneurie.
2. Un membre statutaire peut faire partie des comités permanents ou ad hoc de La Seigneurie.
3. Les membres statutaires et les membres associés en règle ont accès gratuitement au centre de recherche de La Seigneurie.
4. Tous les membres peuvent participer aux ateliers, colloques, journées d’étude et congrès.
5. Toute personne peut assister, à titre d’observateurs, à l’assemblée annuelle de La Seigneurie.
6. Tous les membres statutaires doivent prendre connaissance du Code de déontologie et y adhérer.
Article 3 — CARTE DE MEMBRE
Une carte de membre est émise par le trésorier dans les meilleurs délais après réception de la cotisation.
Section 2 – PROCÉDURES
Article 4 — ASSEMBLÉE DÉLIBÉRANTE
1. La procédure de l’assemblée annuelle, des réunions du conseil d’administration et des divers comités s’inspire du Code Morin.
2. Les membres du conseil d’administration se conforment aux statuts.
Article 5 — ÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
1. L’assemblée annuelle forme un comité d’élection composé de trois (3) membres qui ne sont pas en élection et désigne l’un des trois à la présidence et les deux autres comme scrutateurs.
2. Pour être élu au conseil d’administration, un membre doit recevoir la majorité simple des voix des membres statutaires au moment du scrutin.
3. Un candidat ou une candidate peut désigner un membre présent pour assister au dépouillement du scrutin.
Article 6 — DÉSIGNATION DES CADRES
1. Les membres du conseil d’administration choisissent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.
2. Un membre du conseil d’administration peut être désigné à l’un ou l’autre des postes de cadre.
3. Les cadres sont en poste pour une période d’un (1) an renouvelable.
ANNEXE 1 – ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE ANNUELLE
1. Constat du quorum
2. Lecture de l’avis de convocation
3. Adoption de l’ordre du jour
4. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle
5. Présentation du rapport d’activités annuel de La Seigneurie
6. Présentation et adoption des états financiers
7. Choix de la procédure de vérification comptable
8. Amendements aux Statuts et Règlements
9. Élection des administrateurs
10. Divers
11. Période d’échange
12. Clôture de l’assemblée
ANNEXE 2 – CODE DE DÉONTOLOGIE
PRÉAMBULE
Le présent code de déontologie s’applique à tous les membres et visiteurs de La Seigneurie.
ENGAGEMENT DU MEMBRE
Article 1 – Entraide
1. Collaborer avec ses pairs et avec La Seigneurie.
2. Respecter les règles de politesse et de bienséance dans les communications privées ou publiques.
Article 2 – La probité intellectuelle
1. S’assurer de l’objectivité des informations recueillies et publiées dans le cadre de ses travaux.
2. Respecter les droits d’auteur et la propriété intellectuelle des documents manuscrits et photographiques, publiés ou autrement produits par autrui, en ne s’appropriant aucune partie de leur contenu sans l’autorisation de leur auteur, sauf dans les limites de la législation portant sur le sujet.
3. Indiquer les sources des informations relevées dans l’élaboration de son travail, en prenant soin de bien identifier les extraits des textes d’un autre auteur et en mentionnant, s’il y a lieu, la collaboration reçue de collègues ou de groupes de travail.
Article 3 – Le respect des lieux de recherche et des documents
1. Respecter les consignes et les règles de fonctionnement du centre et de la bibliothèque.
2. Effectuer ses travaux de recherche dans le respect des autres chercheurs.
3. Manipuler avec soin les instruments de travail et les documents mis à sa disposition comme les livres, registres, fiches, manuscrits, plans, photos, microformes, artéfacts ou données sur support informatique.
4. Ne pas annoter les documents consultés, même pour des motifs de correction et signaler à leur propriétaire les rectifications qu’il ou elle estime devoir y être apportées.
5. Ne pas emprunter, s’approprier ou subtiliser les instruments de recherche ou autres documents mis à sa disposition.
Article 4 – Le respect du droit à la vie privée
1. Respecter la nature confidentielle des données recueillies sur la vie privée des personnes, en faisant preuve de discrétion et de discernement dans la communication, la publication et la diffusion de telles informations et obtenant, dans toute la mesure du possible, l’autorisation des personnes concernées.
2. Ne pas divulguer la filiation biologique d’une personne adoptée légalement, à moins que les personnes visées n’y consentent ou qu’il s’agisse d’un fait de commune renommée qu’il lui incombe de faire valoir.
3. Respecter les engagements de discrétion pris lors de la communication d’informations confidentielles.
Article 5 – La recherche pour le bénéfice d’autrui
1. Effectuer une recherche pour le bénéfice d’autrui à condition que ce soit dans un cadre d’échange bénéfique pour le Centre et que des frais raisonnables sur une base de recouvrement de coûts soient perçus.
2. Convenir d’un équilibre dans l’échange d’information dans le cas d’une collaboration avec un ou une généalogiste professionnelle, qui offre ses services bénévolement.
Article 6 – Compétition
Ne pas tenir d’activités qui entrent en conflit ou en compétition avec les activités de La Seigneurie.
B – SANCTION
1. Toute contravention au code de déontologie portée à l’attention du conseil d’administration peut faire l‘objet d’une sanction, mais seulement au terme d’une enquête au cours de laquelle le membre concerné a le droit de se faire entendre sur les allégations reprochées.
2. La décision du conseil d’administration de La Seigneurie est finale et sans appel.